Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Zespołu Pieśni i Tańca „Śląsk” im. Stanisława Hadyny korespondencję wpływającą przyjmuje i rejestruje Kancelaria Zespołu.

Formy przekazywania korespondencji:

• Poczta tradycyjna - wysyłka na adres: Zespół Pieśni i Tańca „Śląsk” im. Stanisława Hadyny, ul. Zamkowa 3, 42-286 Koszęcin
• Pocztą elektroniczną e-mail - wysyłka na adres kancelarii
• Osobiście w Zespole w Kancelarii (Pałac, I piętro, pokój nr 101)

Przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się w godzinach pracy Zespołu, tj. od poniedziałku do piątku, od 8.00 do 16:00.

• Elektroniczna Skrzynka Podawcza Zespołu na platformie ePUAP: zespolslask

Osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny (weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu) lub Profil Zaufany mogą załatwiać sprawy za pośrednictwem Internetu poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.

Obieg dokumentów:

Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w Instrukcji Kancelaryjnej.

Wszelkie pisma przesłane na adres Zespołu przyjmowane są przez kancelarię i ewidencjonowane, następnie przekazywane do dekretacji Dyrektorowi Zespołu. Po dekretacji pisma rozdzielane są pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne właściwe rodzajowi sprawy w celu ich rozpatrzenia i odpowiedniego załatwienia. Obowiązuje forma pisemna załatwiania spraw. Komórka odpowiedzialna za załatwienie danej sprawy sporządza pisemną odpowiedź. Projekty pism podlegają zatwierdzeniu przez przełożonego. Pisma wychodzące podpisuje Dyrektor Zespołu. W razie nieobecności Dyrektora, zastępuje go Zastępca Dyrektora lub wyznaczony Pełnomocnik.

Skargi i wnioski:

Dyrektor Zespołu Pieśni i Tańca "Śląsk" im. Stanisława Hadyny informuje, że w Zespole "Śląsk" w sprawach skarg i wniosków przyjmują:

1. Dyrektor Zespołu - w środy w godzinach od 15:00 do 16:00 (oprócz świąt),
2. Zastępca Dyrektora Zespołu - w razie nieobecności Dyrektora Zespołu,

na podstawie wcześniejszych zapisów.

Zapisy prowadzone są w Kancelarii Zespołu (w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 16:00). Zgłoszenia można dokonać:

• osobiście w Kancelarii Zespołu,
• telefonicznie, pod numerem telefonu: +48 34 310 64 17,
• za pośrednictwem telefaxu, numer: +48 34 310 64 16,
• pocztą tradycyjną na adres: Zespół Pieśni i Tańca "Śląsk" im. Stanisława Hadyny, ul. Zamkowa 3, 42 - 286 Koszęcin,
• pocztą elektroniczną - email: adres kancelarii

z odpowiednim wyprzedzeniem, najpóźniej do godziny 9:00 w dniu przyjęć.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych:

Dokonywanie zgłoszeń:

1. Specjalista ds. bezpieczeństwa (dalej: Specjalista) odpowiedzialny jest za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawuje całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych.
2. Specjalista działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Specjalista, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
   1) na adres do korespondencji: ul. Zamkowa 3, 42 – 286 Koszęcin z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie – sygnalista”,
   2) poprzez e-mail na adres mailowy Specjalisty: zgloszenia@zespolslask.pl, tytuł maila (np. sygnalista – zgłoszenie).
   3) ustnie - telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej poprzez kontakt telefoniczny na numer:
   + 48 34 310 64 04.
   4) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.